EnsembleHub is opgezet met privacy als standaard: geen marketingpixels, geen analytics van derden en geen trackingcookies op publieke pagina's. Hieronder leggen we uit welke gegevens we wél verwerken en waarom.
De verwerkingsverantwoordelijke is Merijn Dijkstra / M-Producties, Tulpstraat 8, 4101GL Culemborg. KvK 30249432. Voor privacyverzoeken, inzage, correctie of verwijdering kun je mailen naar admin@m-producties.nl.
We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om een workspace, repetitiepagina, uitnodiging en toegangslink te laten werken: naam, e-mailadres, workspace- en repetitie-inhoud, en hash/metadata voor invites, toegang en sessies. Van leden leggen we daarnaast vast welke materialen ze hebben geopend en of ze zich voor een repetitie aan- of afmelden, zodat de organisator ziet wie voorbereid is. Zet de organisator de instelling ‘Leden zien wie zich afmeldde’ aan, dan zien de leden van dat ensemble op de repetitiepagina de namen van wie zich voor die repetitie afmeldde of twijfelt; e-mailadressen zien zij nooit. Van handelingen in een workspace (bijvoorbeeld een repetitie aanmaken of een lid uitnodigen) houden we een logboek bij, zonder e-mailadressen.
We verwerken gegevens op grond van de uitvoering van de overeenkomst (je account en abonnement), een gerechtvaardigd belang (beveiliging en bot-bescherming van de dienst, en af en toe een bericht aan organisatoren over het gebruik van hun account, bijvoorbeeld de vraag waarom ze nog niet zijn begonnen; daarvoor kun je je altijd afmelden) en een wettelijke plicht (de bewaarplicht voor betaaladministratie). We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of geloof. Zet die ook niet in notities of materialen.
We gebruiken drie functionele cookies. De voorkeurcookie `ensemblehub_locale` onthoudt jouw taalvoorkeur en blijft 1 jaar geldig. De sessiecookie `ensemblehub_session` houdt je ingelogd voor een actieve workspace-sessie en verloopt na 30 dagen. De cookie `ensemblehub_campaign` onthoudt 180 dagen via welk aanbod je binnenkwam (bijvoorbeeld het lezersaanbod van ZINGmagazine), zodat de beloofde langere proefperiode ook geldt als je later terugkomt; er wordt verder niets mee vastgelegd. Er worden geen trackingcookies of marketingpixels geplaatst. Een volledig overzicht van cookies en lokale opslag staat in onze cookieverklaring.
Op formulieren (account-setup en support) gebruiken we Cloudflare Turnstile om bots en spam te weren. Turnstile verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres en browsersignalen om geautomatiseerd verkeer te herkennen. Hierbij vindt doorgifte naar Cloudflare (Verenigde Staten) plaats onder passende waarborgen (EU-US Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen). Turnstile wordt niet gebruikt voor advertenties of tracking.
Berichten aan support@ensemblehub.nl worden via mijn.host (Nederland) doorgestuurd naar onze beheermailbox. Hierbij worden je e-mailadres en de inhoud van je supportverzoek verwerkt om je vraag te kunnen beantwoorden.
Abonnementen worden verwerkt via Mollie B.V. (Amsterdam). Bij een betaling deelt Mollie betaalgegevens zoals IBAN of kaartgegevens uitsluitend om de betaling af te ronden. Mollie bewaart transactiegegevens conform de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Zie mollie.com/privacy voor het privacybeleid van Mollie.
Transactionele e-mails (uitnodigingen, toegangslinks, facturen) worden verstuurd via Brevo SAS (Parijs, Frankrijk). Brevo verwerkt e-mailadressen en verzendmetadata. Gegevens worden opgeslagen binnen de EU (Frankrijk en België). Voor beveiliging en klantondersteuning kan Brevo partijen buiten de EU inschakelen, onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader. Zie brevo.com/legal/privacypolicy voor het privacybeleid van Brevo.
We gebruiken Matomo voor bezoekersstatistieken. Matomo draait op onze eigen server (Hetzner, Duitsland) en slaat geen gegevens op bij derde partijen. We hebben cookieloze tracking ingesteld: er wordt geen cookie geplaatst en IP-adressen worden geanonimiseerd. Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met externe partijen.
De app, de database, geüploade bestanden en back-ups staan bij Hetzner Online GmbH in Duitsland. Op dezelfde server draaien ook onze eigen foutopvang (GlitchTip) en Matomo; die gegevens gaan niet naar andere partijen. Een foutmelding bevat technische gegevens over het verzoek, zoals de pagina, het tijdstip en je browser.
Uitnodigingslinks verlopen na 72 uur, inlog- en terugkeerlinks na 30 dagen (een nieuwe link maakt de vorige ongeldig) en sessies na 30 dagen. Het logboek van handelingen wordt na 180 dagen verwijderd, foutmeldingen na 90 dagen. Workspacedata wordt bewaard zolang het ensemble bestaat. Het opzeggen van een betaald abonnement verwijdert niets: je ensemble gaat verder op het gratis plan. Verwijder je je ensemble via Instellingen, dan worden de gegevens 30 dagen later definitief verwijderd — inclusief geüploade bestanden en de accounts van leden die daarna bij geen enkel ensemble meer horen. Verwijderde gegevens kunnen daarna nog tot 90 dagen in onze versleutelde back-ups staan; die gebruiken we alleen om de dienst na een storing te herstellen. Facturen en betalingsgegevens worden conform de wettelijke bewaarplicht 7 jaar bewaard.
Gebruik je rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens. Stuur een verzoek naar admin@m-producties.nl. Vermeld bij een workspaceverzoek de workspace-naam. We reageren binnen 30 dagen.